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SOURCING ha desarrollado una Solución Integral para la Administración de Contratos y Gestión de Contratistas que permite visibilidad y trazabilidad de la información, mejoramiento del ambiente del control interno, control de los riesgos del negocio, disminución de los costos, mejoras en el desempeño, y cumplimiento de las obligaciones legales y laborales de forma permanente y sustentable.

Modelo Integral de Relacionamiento con el Contratista

Modelo estructurado de registro de información y comunicación entre el mandante y el contratista mediante herramientas modulares de apoyo:

  • Portal de Relación con Contratista.
  • Registro de Contratista.
  • Libro de Obra.
  • Maestro de Contrato.
  • Modelo Integral de Gestión de Contratos

    Modelo que se hace cargo de todos los ámbitos de la gestión del contrato. Está soportado por un modelo estructural que determina los roles, responsabilidades, políticas, procedimientos, actividades y tareas.

  • Gestión de Resultado (Control de Costos, Gestión KPI, Monitoreo Productividad).
  • Gestión de Procesos (Validación Técnica Servicio, Revisión de los estados de Pago, Evaluación de Proveedores, Monitoreo Financiero).
  • Cumplimiento de Obligaciones (Legal, Laboral, HSEC, Conflictos y Claims).
  • Gestión Documental.
  • Sistema de Información Integrado

    Permite administrar el modelo de forma eficiente, con absoluta visibilidad y trazabilidad, mejorando el ambiente de control interno y disminuyendo los riesgos del negocio.

  • Estructura y formaliza el registro de información base de los contratos y contratistas.
  • Estructura y normaliza los flujos de información (comunicación) con los contratistas y al interior de la compañia.
  • Registra y permite gestionar la administracion del contrato, generando alertas para la correcta toma de decisiones.
  • Soporta el flujo de mejoramiento continuo (Control y Seguimiento a través de Workflow).
  • Registra documentos con información clave de la administración del contrato y del contratista.
  • La solución del Sistema de Información se traduce de la siguiente manera:

    RESULTADOS

  • Conocer el comportamiento del consumo de los contratos para la toma de decisiones.
  • Gestionar el potencial de ahorro de los servicios.
  • Controlar y mejorar el desempeño de los contratos (KPI’s).
  • Determinar, conocer y gestionar la dotación y productividad de los servicios.
  • Gestionar la cartera de contratos de la compañia.
  • Segmentar, comunicar y escalar alertas de acuerdo a su criticidad y cuantía.
  • CUMPLIMIENTOS/OBLIGACIONES

  • Detectar y gestionar el no cumplimiento de las obligaciones laborales.
  • Controlar el cumplimento de los compromisos remuneracionales de las empresas con sus trabajadores, según las ofertas asociadas al servicio prestado.
  • Medir y controlar el cumplimiento de los planes de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
  • Determinar, conocer y gestionar la dotación y productividad de los servicios.
  • Identificar en forma temprana los potenciales conflictos laborales.
  • Controlar y efectuar seguimiento de los compromisos legales.
  • GESTIÓN CONTRATISTA

  • Evaluar la gestión de los contratistas y utilizarla para la selección en futuros procesos de contratación.
  • Detectar potenciales problemas financieros del contratista.
  • Evaluar la gestión de la administracion de los contratos.
  • Anticipar potenciales Claims.
  • Registrar las comunicaciones entre ambas partes y visibilizar potenciales conflictos.
  • Gestionar la documentación generada durante la ejecución del servicio.
  • Mejoramiento ambiente de control
    100%
    Reducción de costos a contrato
    10%
    Mejoramiento desempeño de los servicios
    20%
    Cumplimiento de obligaciones legales, laborales, HSEC
    100%

    NUESTRO SISTEMA

    Algunos de nuestros ejemplos de pantallas del módulo BI.

    Ingreso a portal SourcingOne

    Pantalla Portal Contratistas: "Página de relación integral contratista y mandante.

    Dashboard

    "Balance Scorecard ejecutivo gestión integral de contratistas".

    KPI

    "Monitoreo y control de variables críticas de desempeño y resultados del contrato".

    Físico Financiero

    "Gestión del avance físico y financiero del contrato".

    Dotación

    "Control y gestión de dotación y FTE (full time equivalent) de los contratistas".

    Panel Control de Contratos

    "Monitorea las variables claves de la gestión de un contrato específico.